Глеб Архангельский (glebarhangelsky) wrote,
Глеб Архангельский
glebarhangelsky

Бизнес-события: "построить" докладчиков

Друзья,

вчера в Ведомостях вышла вторая колонка про эффективную организацию деловых событий. На этот раз - про работу с докладчиками.

"Деловая конференция, семинар, презентация существенно теряют в качестве, если регламент не выдержан. Строго соблюсти время начала и завершения каждого этапа делового мероприятия — лучший способ выразить уважение к участникам со стороны организаторов.

Нередко регламент срывается из-за плохого тайм-менеджмента докладов и выступлений. Как ввести их в четкие предсказуемые границы?

Для начала позаботьтесь о надежности технической части. Проверьте, приготовлены ли запасные микрофоны и комплекты батареек к ним, — без этого никуда. Убедитесь, что презентации спикеров присланы и загружены на соответствующий компьютер. Если кто-то из докладчиков не прислал свои слайды заранее, значит, он выступает без них, а не тратит время сотен людей на собственные манипуляции с флэшкой.

Формируя повестку конференции, закладывайте резервы. Например, заявляя в программе получасовые выступления, докладчиков ориентируйте на 20-минутные, остальное — ответы на вопросы. Резервное время смягчит удар, если кто-то из докладчиков слишком увлечется. Заранее проверяйте презентации докладчиков на предмет реалистичности их намерений. Ну не может выступление на 22 слайда с подробными цифрами уместиться в 15 минут.

Проинструктируйте модераторов, как управлять ситуацией в реальном времени. Если докладчик вышел за рамки, справедливо будет пожертвовать возможностью задать вопросы этому докладчику, но не временем доклада следующего.

Используйте крупный наглядный таймер с обратным отсчетом, видимый выступающим и модератору. Полезны также таблички «осталось 10 минут», «осталось 5 минут». Особенно «увлеченным» докладчикам не повредит и реплика модератора: «Иван Иванович, у вас ровно минута, время подытоживать!»

Опережение графика ничуть не лучше отставания. Поэтому у модератора должны быть домашние заготовки на случай неожиданного отсутствия кого-то из выступающих, слишком краткого доклада или паузы вместо вопросов. Например, если есть соответствующее оборудование, можно устроить интерактивное голосование. Или зачитать из твиттера лучшие сообщения участников конференции.

Организуйте работу с вопросами. На больших мероприятиях принимайте вопросы только на записках или в твиттере. Выделите человека, сортирующего вопросы и передающего их выступающему. Передача микрофона в зал создает неприятные технические паузы и не позволяет уделить драгоценное время лучшим вопросам.

Автор — генеральный директор ОАО "Организация времени»

Tags: Тайм-менеджмент
Subscribe

  • Какой путь выбрать?

    Студенты во время выступлений часто спрашивают, какую выбрать жизненную стратегию: наемного работника, государственного служащего, бизнесмена,…

  • Тайм-менеджерские правила для модераторов дискуссий

    Выстрадано как опытом выступлений в модерируемых дискуссиях, так и опытом модерирования. 1. Открывать дискуссию строго вовремя. Для этого…

  • Я не видел их лиц

    Одно из самых тяжелых выступлений в моей жизни. Накануне выступления состоялся ужин в ресторане над рекой. Дул холодный ветер, а столик наш…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 2 comments